高效關鍵 ! 如何透過四個象限做精準的時間管理

 

時鐘永不停歇的旋轉,時光似乎沒有盡頭

對於我們而言,時間絕對是有限而短暫,不管你是誰,每個人一天只有24小時對吧!


那麼為什麼我們時間都一樣,卻造就不同的成果?

你是否也有這樣的經歷,一整天結束後發現今天什麼都沒有做

或是窮忙完才發現自己離目標沒有更近一步

其實不是工作做不完,而是你沒有妥善做好時間管理


美國前總統艾森豪名言重要的事通常不緊急,而緊急的事通常不重要

如果是你又會如何分配自己的時間,才能過著自己要的"理想生活"



時間管理是人生中最重要的課程

好的時間管理可以讓你達到更高的成就,過一個更充實的人生

很多大企業每年都花了幾百萬的資金,期望員工在時間管理能更卓越。

但其實你只要緊抓以下的幾個訣竅,你也可以好好在

有限的時間內,讓工作價值最大化。

幫助你排列出工作的優先順序並學習適時授權/外包給別人

將時間花在刀口上,而不同象限的事情處理方式也會有所不同

 


時間四象限管理法

《與成功有約》的作者史蒂芬柯維曾做過研究,

許多人經常搞不清楚事情的重要性與急迫性,

因此而花很多時間在"緊急卻不重要的事"上,

導致時間被誤用反而抽不出時間處理真正重要的事,陷入「窮忙」的窘狀。

下列為管理大師史蒂芬柯維所提出

將事情依據「重要程度」和「緊急程度」分成四個象限


下列為「時間的四象限」圖表



1.第一象限重要緊急/急事

這類型的事情可能是臨時發生的緊急事件,又或是快到截止日期的作業或工作等

因此90%的人都會選擇第一優先處理,同時也考驗者我們的判斷力及應變能力

然而事實上,應該要讓第一象限的事越少越好,否則很容易變成瞎忙

因為大"重要緊急的事"是由重要不緊急的事”衍生而

例如:

工作被資遣

是因為平時沒有自我操練自我精進(重要不緊急),導致沒有競爭力造成。

生活婚姻最後離婚

是因為沒有認真經營婚姻生活、跟家人做良好溝通互動(重要不緊急)累積種種的不愉快所造成。

財務面臨破產

是因為過去沒有學習如何做好風險管理(重要不緊急)造成。

健康亮紅燈罹患疾病藥治療

是因為過往生活習慣不佳,喝酒、抽菸、晚睡、不運動、吃不健康(重要不緊急)所造成。

然而"重要緊急的事"還是必須馬上處理。
但若要成長突破,請專注於"重要不緊急的事"上面 !

 

2.第二象限重要不緊急/要事

和提升自我能力和長期規劃有關,通常要花較很多時間慢慢培養累積

不緊急且短時間看不到成果,所以往往會被大家忽略

第二象限才是我們人生中真正要投入,大部分時間去做的事

一定要把握有限的時間,做好規劃按部就班去執行

以免事情拖到變成第一象限的事。

例如:

準備退休金、運動、培養良好人際關係、投資理財等等

平常養好運動習慣、吃得健康,睡眠充足

可以提升免疫力,遇到流行性疾病時,可降低感染率


3.第三象限重要緊急/煩事

通常是「別人的事」急切的瑣事,與自己的目標無關

例如:

開會前列印資料、接聽電話、朋友約吃飯、突然的訪客

建議想辦法降低發生頻率或者把事情集中於某天一次性處理、

甚至授權/外包給他人處理,總之花愈少時間愈好

此外,也別因自己特別喜歡某項工作

而誤認這工作「很重要」,花太多時間精力在上面

第三象限的事經常會讓人誤以為是重要的事,但其實未必重要


4.第四象限不重要不緊急/閒事

主要就是耍廢放鬆會做的事,多數人會放很多心思做的地方

幾乎與自己的目標無關,但要降到零也不容易, 

例如:

很多人認為下班後很累只想做一些休閒娛樂的事情

看小說、打遊戲(不緊急不重要),並不想再花時間在進修學習

為自己創造其他副業(重要不緊急),給自己各種理由藉口,

可盡量減少或是適度的控制時間,最好是找有意義的休閒活動取代,像是運動跑步等

其實適度的休息放鬆是好事有助於身心靈,也要做好平衡

避免花太多時間耽誤目標的執行。

 

下列為「時間的四象限-重點整理」圖表



TO DO清單

Step1 把所有要做的事情都列出來

Step2 分別填入四個象限

Step3 思考何降低第三(不重要緊急)和第四(不重要不緊急)象限耗費的時間

Step4 部分的時間專注於第二(重要不緊急)象限


透過這四個象限你會更清楚知道

過去的時間自己都是如何使用的

如果你發現自己有很大的進步空間,

那先恭喜你!!

只要願意開始,一切都不嫌晚~

調整方向重新出發 !!


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