時鐘永不停歇的旋轉,時光似乎沒有盡頭
對於我們而言,時間絕對是有限而短暫,不管你是誰,每個人一天只有24小時對吧!
那麼為什麼我們時間都一樣,卻造就不同的成果?
你是否也有這樣的經歷,一整天結束後發現今天什麼都沒有做?
或是窮忙完才發現自己離目標沒有更近一步?
其實不是工作做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。
美國前總統艾森豪名言: 重要的事通常不緊急,而緊急的事通常不重要
如果是你又會如何分配自己的時間,才能過著自己要的"理想生活"?
時間管理是人生中最重要的課程
好的時間管理可以讓你達到更高的成就,過一個更充實的人生。
很多大企業每年都花了幾百萬的資金,期望員工在時間管理能更卓越。
但其實你只要緊抓以下的幾個訣竅,你也可以好好在
有限的時間內,讓工作價值最大化。
幫助你排列出工作的優先順序並學習適時授權/外包給別人
將時間花在刀口上,而不同象限的事情處理方式也會有所不同
時間四象限管理法
《與成功有約》的作者史蒂芬.柯維曾做過研究,
許多人經常搞不清楚事情的重要性與急迫性,
因此而花很多時間在"緊急卻不重要的事"上,
導致時間被誤用,反而抽不出時間處理真正重要的事,陷入「窮忙」的窘狀。
下列為管理大師史蒂芬.柯維所提出
將事情依據「重要程度」和「緊急程度」分成四個象限
下列為「時間的四象限」圖表
1.第一象限:重要緊急/急事
這類型的事情可能是臨時發生的緊急事件,又或是快到截止日期的作業或工作等
因此90%的人都會選擇第一優先處理,同時也考驗者我們的判斷力及應變能力
然而事實上,應該要讓第一象限的事越少越好,否則很容易變成瞎忙,
因為大多"重要緊急的事"是由”重要不緊急的事”衍生而來。
例如:
工作被資遣
是因為平時沒有自我操練自我精進(重要不緊急),導致沒有競爭力造成。
生活婚姻最後離婚
是因為沒有認真經營婚姻生活、跟家人做良好溝通互動(重要不緊急)累積種種的不愉快所造成。
財務面臨破產
是因為過去沒有學習如何做好風險管理(重要不緊急)造成。
健康亮紅燈罹患疾病藥治療
是因為過往生活習慣不佳,喝酒、抽菸、晚睡、不運動、吃不健康(重要不緊急)所造成。
然而"重要緊急的事"還是必須馬上處理。
但若要成長突破,請專注於"重要不緊急的事"上面 !
2.第二象限:重要 不緊急/要事
和提升自我能力和長期規劃有關,通常要花較很多時間慢慢培養累積
但因不緊急且短時間看不到成果,所以往往會被大家忽略
但第二象限才是我們人生中真正要投入,大部分時間去做的事,
一定要把握有限的時間,做好規劃按部就班去執行
以免事情拖到變成第一象限的事。
例如:
準備退休金、運動、培養良好人際關係、投資理財等等
平常養好運動習慣、吃得健康,睡眠充足
可以提升免疫力,遇到流行性疾病時,可降低感染率
3.第三象限:不重要緊急/煩事
通常是「別人的事」急切的瑣事,與自己的目標無關
例如:
開會前列印資料、接聽電話、朋友約吃飯、突然的訪客
建議想辦法降低發生頻率,或者把事情集中於某天一次性處理、
甚至授權/外包給他人處理,總之花愈少時間愈好。
此外,也別因自己特別喜歡某項工作
而誤認這工作「很重要」,花太多時間精力在上面
第三象限的事經常會讓人誤以為是重要的事,但其實未必重要。
4.第四象限:不重要 不緊急/閒事
主要就是耍廢放鬆會做的事,多數人會放很多心思做的地方
這幾乎與自己的目標無關,但要降到零也不容易,。
例如:
很多人認為下班後很累只想做一些休閒娛樂的事情
看小說、打遊戲(不緊急不重要),並不想再花時間在進修學習
為自己創造其他副業(重要不緊急),給自己各種理由藉口,
可盡量減少或是適度的控制時間,最好是找有意義的休閒活動取代,像是運動跑步等
其實適度的休息放鬆是好事有助於身心靈,也要做好平衡
避免花太多時間耽誤目標的執行。
下列為「時間的四象限-重點整理」圖表
TO DO清單
Step4 將大部分的時間專注於第二(重要不緊急)象限
透過這四個象限你會更清楚知道
過去的時間自己都是如何使用的
如果你發現自己有很大的進步空間,
那先恭喜你!!
只要願意開始,一切都不嫌晚~
調整方向重新出發 !!
工欲善其事,必先利其器