好書分享:富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求


 

一流管家獨門分享,這些有錢人都如何用筆記管理時間和工作!

身為服務過眾多一流富豪的管家,作者提供最獨門的第一手資料,

告訴大家:其實有錢人都用筆記,這樣規劃自己的人生!

 

愈頂級的富豪VIP,愈喜歡行事曆上的「空白」

別以為有地位的人會把行程都交給祕書打理,其實祕書頂多只會協助安排預約等瑣事,有錢人都會親自規劃行程!而且,愈有錢、地位愈高的人,行程上的空白就愈多。他們喜歡盡量預留空檔,給自己時間來思考邁向未來的行動。

 

 

第一本筆記:開會筆記——打造超完美工作成果

用有效率的方式書寫開會筆記,便能同時提升工作效率和品質,積極促成與客戶之間的信賴關係!

【好處1 容易解讀資訊】

書寫空間有限,所以會自動取捨資訊重點。用「線」將片段性出現的發言等「點」資訊相互連結,或藉由圖表將討論的概念具象化,更有助於理解狀況。

【好處2 讓對方留下良好印象】

手寫筆記不僅能傳達書寫者認真的態度,也能讓講者感覺備受重視,進而引導出更多談話內容。

【好處3 重溫開會時的記憶】

從字體的大小、濃淡、筆勁等可以回想起當時的情緒,藉以警惕自己,成為下次會面時的參考資料。

 

開會前,筆記本上必寫的「三行字」是什麼?

開會前先在筆記上記錄這三行字,就能有效釐清並引導開會內容,避免漫無目的的討論!

第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標,例如:說哪些話、做哪些決定等。知道目標是什麼以後,在做筆記時也能針對目標來記錄重點資訊,有助於找出會議討論的重點。

第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。

第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」,事先訂立一個時間的基準點,決定何時完成任務。

 

第二本筆記:目標手帳——為自己打造美好未來

作者說:手帳的功能是創造美好未來,而他目前遇過的每個富豪,他們的手帳也都是用來改善「未來」,而不是管理「現在」。

 

因此,作者建議把待辦事項用手機App來記錄,而手帳則是記錄「未來目標」的重要工具,讓我們在翻開手帳時,能夠將眼光放得更長遠,確實踏出改善未來的每一步。

 

【在行事曆欄位該做的事】

用畫圈叉的方式檢查自己在這一天是否曾為未來付諸具體行動。

為了建立更美好的未來,於每月月初明確標示目標。

【在筆記欄位該做的事】

寫下想要讓未來自我擁有的知識,或是可以促進自己成長的思維見解。

寫下打動自己內心深處產生共鳴的名人語錄,或是某篇文章段落。

 

第三本筆記:手機App——超效率行程管理法

善用手機行事曆App的提醒功能,就能幫助自己Catch所有瑣碎小事不遺漏!

 

【好處1 隨時綜觀即日起未來一年以內的所有行程計畫】

綜合觀察整體,可以一眼看出工作排程的偏差,幫助自己調整狀態,例如:下個月工作排太滿,可以安排個休假來放鬆自己。

【好處2 可以立即找出過往的行程】

和過去聯絡過的對象會面時,可以立即查出以前會面的時間、地點等資訊,幫助擬定對話時的策略或談資。

【好處3 附有通知功能】

巧妙運用「預告行程即將開始」的功能,讓智慧型手機成為自己專屬的「優秀祕書」。

 

將開會決定的待辦事項輸入手機中,幫你做出超水準工作表現!

大部分的工作都需要事前準備。開會後,要列舉出「下一步重要工作」的事前準備事項,安排恰當的時程表並輸入行事曆APP中,提醒自己做好每一項事前準備,再也不怕東缺西漏!