08/08 時間管理|重要但不緊急的事先做


嗨大家好,我是Jamie老師。
現代人每個都很忙,不管你是什麼身分,什麼工作,應該很少人會說我每天都很閒,而且隨著年紀越來越大,你有沒有感覺到,要做的事情越來越多,而且永遠有一堆事情找不出時間來做,永遠都覺得時間不夠用,所以今天要特別來講,時間管理這件事情。
一樣,開始前,Jamie老師先來講一個故事。請大家看一個影片。

其實,這個比喻大家都聽得懂,這個罐子代表什麼,代表你的時間,人生有這麼多的事情,只要你好好安排,聰明的利用你的時間,是可以把所有的事情,在有限的時間裡面做完。
故事裡面的高爾夫球,就是我們生命中的一些大事,例如:家庭,小孩,健康,事業等等。
小石頭是我們生命中的其他的事情,例如:工作、應酬、房子、車子等等東西。
至於沙子,就是我們生命中,很細微又不重要的瑣碎雜事。
如果你先把沙子,或者是小石頭先倒入罐子裏面,那就沒辦法再裝入『高爾夫球』,人生也一樣,如果把時間和精力都花在瑣碎的事情以及一些小事情上,你就沒有時間做真正重要的事情。
換個角度來看,如果你光是把沙子跟石頭放進去罐子裡面。沒有高爾夫球,這罐子也不會滿。所以,要是缺了這些大事情,我們的生命活得也沒什麼意義,如果你覺得你很閒,可能你就要想一下,是不是你一直沒有去發掘你人生的目標。
最後,有沒有人想過,那兩杯咖啡是什麼意思?其實這兩杯咖啡是要告訴我們,不管罐子看起來有多滿,我們總是有時間跟朋友一起喝一杯咖啡!不管多忙多類,都要懂得放鬆一下。
這個故事告訴我們,把事情的優先順序弄清楚,你才能在有限的時間裡面,把這些事情都做完。
那問題來了,這個事情的順序要如何安排,這裡Jamie老師要來講一個,我一直以來告訴同學,時間管理最重要的觀念。
時間管理最重要的,是安排「優先順序」
所有事情都可以根據「緊急程度」、「重要性」分成4
1.     重要且緊急
2.     重要但不緊急
3.     不重要但緊急
4.     不重要但不緊急
你覺得,這4類事情,你必須最在乎的是哪一類? 先花20秒鐘想一下吧。

現實生活中,80%的人都會先處理「重要且緊急」的事
例如:
老闆找你、主管找你、客戶找你、接不完的電話、回不完的EmailLine、家人、小朋友有事
這些事不馬上處理,你就會馬上就會有麻煩了,但是,你應該在這些重要又緊急的事情上,花多少的力氣?事實真相是,做太多「重要且緊急」的事,很容易變成「瞎忙」。
你觀察一下,絕大部分人,不管事工作還是生活上,都已經處理夠多這些又重要又緊急的問題,為什麼每天都還是很忙,事情都不會變少,感覺每天都做很多事情,但是生活也沒有太大進步、錢也沒有賺比較多?到底是為什呢
這問題的答案很簡單,因為大家都搞錯重點了!
人生中所有「重要又緊急的事」,有90%都是【別人的事】!
如果真正想要成長改變,你必須去做【自己的事】!
所以你真正必須在乎的,必須優先去做的,是「重要但不緊急」的事!
為什麼「重要但不緊急」的事,反而應該優先處理?
因為這一類事情有幾個特色:
1.很麻煩,可能要花很多力氣去做
2.需要持續很長時間
3.不會馬上看到成果
聽起來很討厭,做起來其實更討厭,反正不及嘛,有空的時候再來處理就可以,但真的有空時候,通常都只想放空?結果就是:90%的人都會放棄「重要但不緊急」的事!
例如:
學投資理財…(想學美股、想要警去循環,想了很久,但卻連開戶都沒開始)
運動健身、減肥…(每天喊,但都沒空去做,或者是做了幾次就放棄)
多看書、上課…(一年看沒幾本,課程報名了都沒看,不然就是看了之後沒去執行)
這些事情看似不緊急,但全部都是【自己的事】,但我們通常只花最少的力氣在上面,最後會放棄、拖拉、擺爛的都是這些事,因為沒有別人催,最後你就會跟自己妥協。

所以,花一點時間,把重要但不緊急事情排出來。然後,把這件事情當成又重要又緊急來處理。
或許同學又會問,我覺得重要的事情真的太多了,多到不知道怎麼安排時間去做,每一件都做不完,甚至最後乾脆都不做了,是不是有很多人會這樣,那這來我來分享一個巴菲特的秘訣。
這有個故事,是這樣的:
巴菲特曾經有一個御用駕駛,叫做弗林。弗林為巴菲特駕駛飛機長達10年。他曾經擔任過4位美國總統擔任駕駛,也就是說,他的飛行技術非常不錯。
有一天,巴菲特對弗林開玩笑地說道,「你還在替我工作,等於是在告訴我,我沒有做好我的工作,也就是說你還要為了賺錢工作。你應該要去追尋更多你的目標和夢想。」因此,弗林請求巴菲特,教他要如何做,巴菲特要弗林,做一個三步驟練習:
第一步
寫下最重要的25個目標,也就是思考職涯和人生成功之時,會想到的那些事情。
第二步
檢視這份清單,並圈出5個最重要的目標──最重要的、最想要的事物。這個步驟很困難,因為列在因為清單上的每件事物,都很重要。但是巴菲特堅持只能選5件。
第三步
這時候,弗林把這25件事情,分成有了兩份。一份是他選出的5件最重要的事,另一份是20件比較起來不那麼重要事情。
巴菲特問弗林,他計畫何時開始朝這5個最重要的目標邁進,以及他打算如何達成這些目標。
弗林說,「這五件事,是我人生最重要的事。我會立刻開始朝他們邁進。我明天就開始。不,我今晚就要開始。」然後繼續解釋他的計畫、會找誰協助、預定何時完成……
就在此時,巴菲特問了一個問題:「那清單上另外20件沒有畫圈的事呢?你的計畫是什麼?」
弗林答案,「另外20件事,也十分重要。所以我會在朝5個重要目標邁進之時,挑選合適的時機、陸陸續續地處理它們;它們並沒有那麼急,但我還是會好好地做好這些事情。」
你們知道,巴菲特這時候說了什麼嗎,他說:「不,你搞錯了。你沒有圈出來的那些事物,全都成了『盡全力避免清單』。在你完成5個最重要的目標之前,不管怎麼樣,你都不可以花心思在這些事物之上。」
這個建議是不是很驚人。我們的人生中,有非常多想做的事。清單上的6-25名,可能全都是非常重要、你非常在乎的事物,但對最重要的5件事來說,它們就是種分心。如果你花時間處理這20件次要事物,就會拖延你另外5個最重要的事情完成的時間。因為人的力氣跟時間都是有限的,一次同時追求25件事,很容易顧此失彼。
這個故事告訴我們,要學會說「不」,這個就是巴菲特的「不做清單」的由來。
所以,你應該問自己,今天能做的、最重要的事情是什麼?哪一件能讓人生所有事物變得更簡單、或變得不必要的事,到底是什麼?所以,花點時間,跟巴菲特的駕駛一樣,做一下這件事情,步驟非常簡單,我們重複一下:
1.     寫下25個重要的目標或者必須完成的事情
2.     圈出其中5個最重要的
3.     盡全力避開任何沒有圈出來的事物
這樣大家了解嗎,這五個目標,就是你應該做的,重要但是不緊急的事情。
那麼,要如何完成這些重要但不緊急的事情
就是把這些事情,排到你的行事曆裡面去。並且限定一個完成時間。
緊急的事情,或者是別人交辦的事情,不用多說,你一定會記錄到行事曆裡面,但是唯獨這些,重要但是不緊急的事情,因為不緊急,所以通常人都會:有空再來做,但是因為人都很忙,有空就只想要放空、滑手機、追劇,所以務必要自己叮嚀自己。
那為什麼要設定一個完成時間?有一個《帕金森法則》,這是一個英國人帕金森提出來的,他說,工作會不斷自我膨脹,占滿一個人的所有時間,如果時間充裕,他就會放慢工作的步調,或者找出新的事來做以填滿時間。

這樣講有點文言文,簡單的說,就是一件事情,如果你排定一小時做完,你就會找出一個小時可以完成的方法,但如果一樣的事情,你安排10個小時做完,不管這件事情多簡單,你都會想辦法讓這個事情花上10個小時。
舉例來說,有個地主同學很會做PPT,你如果要他做PPT,給他兩個小時,他可以交出一個70分的PPT。可是相信我,今天你給他10個小時做這個PPT,他一樣會花10個小時做完,或許做後成果是90分,但是多花的這個8個小時,只增加了20分的價值。
其實這裡講到一個很重要的事情,就是提高自己的產值。假設你2小時可以產出80分的工作,你的每小時產值是40分,但如果你多花9小時才達到90分,那你的產值就是90除以10,只剩下9。但這個不是要你做事情都做得很爛交差就好,你要做出比你可以接受的程度,或者是比你的老闆、你的客戶,可以接受的程度,再好一點,要有點品質的出來。常常這樣練習,你才可以累積跟提升自己的能力。
現在這個社會是速度的社會,完美就是速度的敵人,我不是說要大家做事隨便,而是事情要做到你、家人、或者老闆、客戶可以接受的程度,再好一點,不要去追求不存在的完美。
大家不知道有沒有用過win95win95一出來之後微軟橫掃整個人電腦的市場,可是那時候大家都嘲笑windows95,說是暈倒95次,因為實在太容易當機了,所以後來又出了98,後面又一直出新的windows。假如微軟當初不推出95,要把整個東西做到完美做到好,我想可能他產品推出的時候,其他對手的產品早就上市了,大概大家都去買蘋果了。
那我們最後再談一下,提升自己的能力,我說的就是剛剛講的時間產值。
其實每個人剛出社會,都是在賣自己的時間,你是領薪水工作,那麼就是把時間賣給公司、賣給老闆。如果你是自己接案的人,你就是把時間賣給你的客戶。如果你的時薪越高,那你就可以賺更多的錢。但是一般人都有個矛盾,就是領多少錢,做多少事情。你想想,一開始進入社會,如果老闆只給你22K,你覺得領多少錢,做多少事,既然領這麼少,做事就懶懶散散的,那你想,老闆如果有其他重要的職位,他會讓你升遷嗎,不會嘛,因為他看不出你的能力。
所以要給大家一個觀念,用你的能力,把你的工作盡力做好,並且要學習,成長,你的能力就會進步,不只是單純上班,而是要累積自己的能力。能力累積了,如果老闆不給你加薪,那你也可以選擇換一個願意給你高薪的老闆,你有能力就不用害怕離職或者找不到工作。
或者是你很滿意目前的工作,你的能力提升,是不是會感到工作比較輕鬆,那你就可以利用下班的時間,做其他的事,譬如亞馬遜啊,美股啊,都很適合。
再來下一步,就是要利用別人的時間,假如你一小時的產值可以到1000元,那麼你還要花時間打掃家裡嗎?你掃一次可能要半天,至少也價值四千元,但是你如果請清潔阿姨來做,它們可能兩個小時搞定,收你一千五,但跟你自己比,你把這些時間拿去做自己擅長的事情賺更多錢,其實你是多賺了兩千五。以前有一本書,叫做每天工作四小時,據說這本書啟發了星洆老師,你看他現在都住在峇里島,每天衝浪,可能不是工作四小時是不用工作了,但是他還是一直有收入喔,那他是不是真的沒有做事?其實不是的,他建立了一套系統,把一些可以外包的事情,給別人做,他只做最精華的部分,這樣其實是一個互惠的循環,每個人都做自己擅長的,厲害的事情。
最後一步,就是把你的時間,同時賣給很多人,這個概念跟第一步,賣自己的時間不一樣,你想想,一個人的時間只有一份,如何同時賣出去?假如你是一個業務主管,你底下有10個業務員,你訓練它們,讓他們都變得很厲害,這樣團隊的業績提升了,你是不是就可以跟老闆要分紅,我們講得就是這個意思。所以主管為什麼可以領比較多錢,因為他除了自己的時間之外,還可以同步帶領組織做事情。
又或者,你把你得時間,做成資訊型產品,像是我會花很多時間做線上課程,雖然一開始很累,但是我只要做一次,後面賣的課程我就不用全部都自己教,只要負責跟同學諮詢就可以了,說真的像我這麼懶惰的人一樣的課要我講太多次我也講不下去,所以這個就是一個批發的概念。

好,我們最後總結一下今天的直播,今天講的是,懂得懂得時間管理讓你賺大錢,重點分別是
1.     重要但是不緊急的事情優先,找出生命中,重要但是不緊急的大事,優先去做。
2.     如果你有太多重要但是不緊急的事情,用巴菲特的方法,做其中最重要的五個就好
3.     把重要但不緊急的事情,分配好時間,並限定自己在期限內完成
4.     提高自己的時間產值,並且把不重要的事情交給別人處理
5.     最後補充一點,當你找出最重要但不緊急的五件事情後,告訴你身邊最重視的人。
譬如告訴男女朋友,或者老公老婆,如果妳無法自動自發,或常常忘記目標,可以用這個手段。人都有羞恥心,把你的目標告訴對你來說重要的人,讓他盯著你,效果非常的好。譬如你是男生你又單身,你告訴你愛慕的女生,最近學到如何在亞馬遜上面做電商,可以賺第二份收入,假如隔了一個月你約她吃飯,女生如果關心你,你的亞馬遜做得如何,這時候如果你要是沒有一點成績,是不是很丟臉!對,所以你如果有了目標,像Jamie老師都會訂年度目標而且會在FB上面昭告天下,這個方式也不錯喔。